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Affiliation Manager

Affiliation Manager est un outil proposé par ORCID à ses membres.

Schéma fonctionnel

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Dans les commentaires qui suivent, “je” est un professionnel travaillant dans une structure membre du consortium ORCID France. Il s’agit du correspondant ORCID ou de la personne mandatée par le correspondant ORCID pour utiliser Affiliation Manager.

1.

En dehors d’Affiliation Manager, dans un tableur, je prépare un fichier csv qui comprend les adresses mails des chercheurs de mon établissement et les informations que je veux ajouter dans leurs comptes. Je dois respecter un modèle fourni par ORCID ( https://info.orcid.org/wp-content/uploads/2021/03/Affiliation Managerfiliations-1.csv ).

2.

Dans Affiliation Manager via Member Portal, je télécharge ce fichier.

3.

ORCID génère pour chaque chercheur un lien URL à envoyer au chercheur appelé “permission link”. Deux possibilités s’ouvrent alors à moi : point 4 ou 5.

4.

  • Soit je récupère dans Affiliation Manager le fichier des autorisations généré par ORCID. Il contient une ligne par chercheur : dans la colonne A, l’adresse mail du chercheur que j’ai fournie ; dans la colonne B, le lien URL “permission link” à envoyer au chercheur. Je génère alors en dehors d’Affiliation Manager l’envoi de mails aux chercheurs (ces mails contiennent le lien URL “permission link”). J’envoie les mails manuellement, ou bien j’utilise un outil de publipostage, ou encore un programme développé pour l’occasion : quoiqu’il en soit, cette étape est extérieure à Affiliation Manager.

5.

  • Soit je choisis que les notifications soient envoyées automatiquement par Affiliation manager via Member Portal.

6.

Chaque chercheur reçoit un mail individuel. A ce stade plusieurs cas de figure sont possibles :

  • le chercheur ignore mon mail. Le processus s’arrête.
  • le chercheur lit mon mail et fait ce qui est demandé : il clique sur le “permission link” contenu dans le mail. Le chercheur atterrit alors sur la page de login d’ORCID. Plusieurs cas de figure sont possibles :
    • Le chercheur ne dispose pas d’un compte ORCID. Plusieurs cas de figure sont possibles :
      • Le chercheur se crée un compte ORCID. Une fenêtre pop-up apparaît pour demander au chercheur d’autoriser mon établissement à être organisation de confiance. Plusieurs cas de figure sont possibles :
        • Le chercheur donne l’autorisation.
        • Le chercheur refuse. Le processus s’arrête.
      • le chercheur ne donne pas suite. Le processus s’arrête.
    • Le chercheur dispose d’un compte ORCID. Il se connecte à son compte. Une fenêtre pop-up apparaît pour demander au chercheur d’autoriser mon établissement à être organisation de confiance. Plusieurs cas de figure sont possibles :
      • Le chercheur donne l’autorisation.
      • Le chercheur refuse. Le processus s’arrête.

7.

Si le chercheur a donné son autorisation, les données que j’ai mises dans le fichier csv le concernant sont effectivement poussées dans son compte ORCID.

8.

En parallèle, dans Affiliation Manager, je peux suivre dans un tableau de bord quel chercheur a effectivement donné son autorisation ou pas et donc si les données de mon fichier csv ont effectivement été poussées dans ORCID. 

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Affiliation Manager : l'essentiel

Affiliation Manager est un outil qui exploite les API d’ORCID. Il permet d’utiliser une partie des fonctionnalités des API  sans avoir besoin d’un développeur ou de connaissances informatiques spécialisées. En pratique, Affiliation Manager permet de rattacher des comptes ORCID de chercheurs à leur établissement via l’ajout de l’identifiant de l’établissement (ROR au autre). Affiliation Manager donne accès à un tableau de bord qui facilite le suivi des comptes ORCID de chercheurs. Affiliation Manager peut être utilisé pour inciter les chercheurs qui n’ont pas de compte ORCID à s’en créer un.

Le manuel en langue anglaise se trouve sur le site d’ORCID. La traduction en français a été générée automatiquement et laisse à désirer.

Une vidéo de présentation (13 mn, en anglais) est disponible : https://vimeo.com/701969454

Un établissement qui souhaite utiliser Affiliation Manager doit être membre d’ORCID en adhérant au consortium ORCID France. En pratique, pour utiliser Affiliation Manager, soit je suis le correspondant ORCID de mon établissement soit je suis connu de mon correspondant ORCID qui m’a donné les droits pour accéder à Member Portal pour utiliser Affiliation Manager.

il n’y a pas de coût financier. Affiliation Manager est inclus dans l’offre de service d’ORCID à ses établissements membres.

  • il y a un coût humain : la formation à l’outil mais surtout ce qui doit être fait en amont et en aval de l’outil.
  •  le coût technique / informatique est moindre que l’utilisation des API ORCID en vue d’une intégration de son système d’information avec ORCID.
  •  A noter que Affiliation Manager compte comme 1 des 5 clés d’API de mon établissement.

Affiliation Manager est-il pertinent pour mon établissement ?

Non. Affiliation Manager peut être une incitation mais l’action de création du compte reste une action individuelle, manuelle et volontaire du chercheur.

Non. Affiliation Manager n’interagit pas avec les comptes ORCID des chercheurs pour la partie “works”.

Oui partiellement. Affiliation Manager peut interagir avec les comptes ORCID des chercheurs pour la partie “employment”,“education and qualifications”, “invited positions and distinctions”, “membership and service”.

Oui partiellement. Affiliation Manager peut interagir avec les comptes ORCID des chercheurs pour la partie “employment”, “education and qualifications”, “invited positions and distinctions”, “membership and service”.

Non. Le processus de collecte des mails se fait hors Affiliation Manager.

Oui et non. La collecte des mails se fait en amont du processus d’Affiliation manager. La structure du fichier fourni par Affiliation Manager permet de lancer une campagne de publipostage. Le processus d’envoi des mails pour recueillir l’autorisation des chercheurs se fait selon mon choix soit dans soit hors Affiliation Manager.

Oui et non. Techniquement oui. Le principe d’Affiliation Manager est que n’importe qui peut mettre n’importe quoi comme affiliation, sous réserve qu’il y ait un identifiant lié à chaque affiliation poussée. Cela peut permettre à l’établissement actuel du chercheur de pousser des données sur ses autres affiliations actuelles et/ou sur ses affiliations antérieures. Mais ORCID ne recommande pas cet usage extensif d’Affiliation manager : ORCID souhaite que l’institution ne pousse que les données dont elle est directement responsable.

Oui. Au moins un de ces deux identifiants externes doit être présent pour qu’Affiliation Manager pousse un libellé d’établissement dans le compte du chercheur. Concernant mon propre établissement, je dois donc au préalable de toute utilisation d’Affiliation Manager, m’assurer que mon établissement est correctement référencé dans au moins l’un de ces deux référentiels (en sachant que chaque référentiel a son mode de fonctionnement, ses règles de description, ses éventuels circuits de mise à jour propres, et son modèle économique). A noter que le référentiel GRID n’est plus disponible dans ORCID du fait de son absorption par ROR ; les identifiants GRID déjà stockés dans ORCID le sont toujours mais les liens ne sont plus résolvables.

Non. On peut faire plus de choses en implémentant les API d’ORCID qu’en
utilisant Affiliation Manager. Mais il est plus simple d’utiliser Affiliation Manager que d’implémenter les API d’ORCID.

Zoom sur les données du compte du chercheur modifiables via Affiliation Manager

Non. Inséré dans un workflow plus large, Affiliation Manager peut permettre à un chercheur de découvrir l’existence d’ORCID. Via Affiliation Manager, le chercheur qui n’a pas encore de compte ORCID arrive vers une page qui l’incite à s’en créer un. Mais l’action de création du compte reste une action manuelle, individuelle et volontaire de la part du chercheur.

Non. Affiliation Manager ne permet pas d’intervenir sur les éléments “works” du compte du chercheur.

Il est possible d’utiliser Affiliation Manager pour alimenter le compte d’un chercheur pour les parties « employment », « education and qualifications », « invited positions and distinctions », « membership and service ».

Via Affiliation Manager, il n’est pas possible d’ajouter des publications (qui sont dans la partie « works ») ou des financements (partie « funding ») ou des éléments biographiques (partie « biographie » en haut de page) ou dans la partie à gauche de l’écran (parties « others IDs » , « countries », etc.).

ORCID laisse chaque établissement libre de la définition qu’il entend donner à “employment”. Certains établissements auront probablement une vision restrictive : “employment” signifie qu’il existe un contrat de travail entre l’établissement et le chercheur.

D’autres établissements auront une vision plus large : un chercheur qui fréquente un laboratoire de l’établissement sera considéré comme ayant une relation d' »employment » avec l’établissement porteur du laboratoire, même s’il est payé par un tiers.

Autre exemple : une institution peut considérer un doctorant comme un étudiant, tandis qu’une autre le considère comme un chercheur contractuel.

Zoom sur la prise en main pratique d’Affiliation Manager

Questions concernant les premiers pas avec Affiliation Manager

Affiliation Manager est accessible depuis Member portal une fois faite la demande d’activation.

Oui. Je dois demander à ORCID l’activation d’Affiliation Manager en renseignant ce formulaire: https://info.orcid.org/affiliation-manager-production-credentials-request-form/ Si je ne suis pas moi-même correspondant ORCID, je dois passer par le correspondant ORCID de mon établissement pour faire cette démarche.

Questions concernant ce qui est à faire en amont de l’interface d’Affiliation Manager : collecte des adresses mails où sera envoyé le mail d’autorisation (“permission link”)

Non. J’utilise Affiliation Manager en exploitant les adresses mails des chercheurs que j’ai à ma disposition, a priori les adresses institutionnelles.Via Affiliation Manager, j’envoie un « permission link » à chaque chercheur. En cliquant sur ce lien, le chercheur atterrit sur la page de connexion d’ORCID [ https://orcid.org/signin  ]. Il faut alors distinguer deux cas de figure :

  • Si le chercheur n’a pas de compte ORCID, il peut en créer un en cliquant sur « Register now ». Une fois son compte créé, le chercheur peut donner son autorisation pour que l’établissement en tant qu’organisation de confiance modifie son compte via Affiliation Manager
  • Si le chercheur a déjà un compte ORCID, il se connecte. Le chercheur peut donner son autorisation pour que l’établissement en tant qu’organisation de confiance modifie son compte via Affiliation Manager.

Non mais je n’ai pas besoin de cette information. Le chercheur reçoit le lien « permission link » à l’adresse où je l’ai envoyé. Mais il se connecte à son compte ORCID avec l’adresse mail rattachée à son compte ORCID et cette adresse mail peut être différente de celle que j’ai utilisée. Donc, même si le chercheur me donne l’autorisation d’intervenir sur son compte via Affiliation Manager, je ne peux pas en déduire que son adresse institutionnelle est celle qui est rattachée à son compte ORCID. Notons qu’ORCID conseille au chercheur d’utiliser une adresse mail personnelle (ou à défaut au moins de saisir une adresse mail personnelle en seconde adresse). Ce conseil est donné au chercheur pour que l’accès à son compte ORCID soit toujours possible, même en cas de changement d’établissement au cours de la carrière.

Questions concernant le fichier csv à charger dans Affiliation Manager

il est probable qu’il y ait un problème dans le séparateur au sein du fichier. Affiliation Manager n’accepte que la virgule comme séparateur, et non le point-virgule qui est souvent généré par défaut dans les logiciels de tableurs configurés pour les langues romanes.

Excel génère par défaut des points-virgules comme séparateur. Mieux vaut utiliser Libre Office Calc ou GoogleSheets où on peut explicitement choisir la virgule comme séparateur.

Le détail des champs obligatoires et facultatifs est dans la documentation : https://info.orcid.org/documentation/member-portal/member-portal-organizational-admin-guide/  Le fichier CSV doit être structuré avec les colonnes suivantes (celles en gras sont obligatoires) : email / Affiliation Managerfiliation-section / department-name / role-title / start-date / end-date / org-name / org-country / org-city / org-region / disambiguated-organization-identifier / disambiguation-source / url

Non. Le libellé de l’établissement (colonne org-name) est un champ totalement libre. L’ID de l’organisme et le libellé de l’organisme ne sont pas corrélés. Je peux choisir un libellé d’organisme qui n’est pas celui reconnu par ROR ou RINGGOLD. J’ai intérêt à toujours saisir le même libellé mais rien dans Affiliation Manager ne m’empêchera de faire une erreur.

Oui. Les colonnes disambiguated-organization-identifier / disambiguation-source sont obligatoires. L’ID de l’organisme est une information obligatoire pour utiliser Affiliation Manager. 2 référentiels sont possibles : ROR et RINGGOLD. Si un organisme n’a ni ROR ni RINGGOLD l’information d’Affiliation Manager ne pourra pas être poussée dans le compte du chercheur.

Oui. Si la source est RINGGOLD, l’ID doit être un numéro. Si la source est ROR, l’ID doit comporter 9 caractères, en commençant par 0.

Il dépend des référentiels externes. Si les laboratoires ou départements ou autres structures de mon établissement sont dotés d’un ID ROR ou RINGGOLD, je pourrai pousser cette affiliation fine dans le compte ORCID des chercheurs de mon établissement. Attention, elle sera alors au même niveau que l’affiliation à l’établissement.

Oui. Il est possible de pousser la mention du laboratoire sous forme de chaîne de caractère en remplissant la colonne facultative department-name du fichier csv dans la même ligne où un organisme a été saisi et identifié par un ID. Je dois cependant avoir conscience qu’en poussant une mention de laboratoire je contourne le modèle de données d’ORCID (qui s’attend à avoir un département).

Il faut créer dans le fichier csv qui sera envoyé à Affiliation Manager autant de lignes qu’il y a d’informations d’affiliation à ajouter.

Questions concernant le résultat dans le registre ORCID une fois Affiliation Manager utilisé

Oui. Tout ce qui est fait via Affiliation Manager est sourcé. Dans le compte du chercheur, visible par tout un chacun si le chercheur a choisi de rendre ses données publiques, une donnée poussée par Affiliation Manager a la mention : « Source : nom de l’établissement organisation de confiance – Affiliation Manager via ORCID Member Portal »

Zoom sur les autorisations des chercheurs

Oui. Les établissements ont alors le statut d’organisations de confiance (“trusted organizations”). Le chercheur peut les voir en allant dans : Paramètres de son compte > Parties de confiance > Organisations de confiance.

Oui. N’importe quand. Cette révocation vaut pour l’avenir et n’aura pas pour conséquence d’effacer les informations déjà poussées via Affiliation Manager. Depuis le tableau de bord d’Affiliation manager, je vois quand un chercheur révoque une autorisation.

Puisque le compte ORCID a été désactivé, plus aucune information de ce compte n’est visible : l’URL du compte désactivée renvoie à une page d’information. Dans Affiliation Manager, je vois le compte comme auparavant. Par contre, Affiliation Manager ne peut plus pousser d’information dans ce compte.

Zoom sur les interactions d’Affiliation Manager avec le chercheur et entre organisations de confiance

Oui. Le chercheur est prévenu par des notifications mails. Chaque chercheur peut paramétrer la fréquence de réception de ces notifications mail dans Paramètres du compte > Défauts > Notifications.

Comparaison Affiliation Manager et les API d’ORCID

Non. Par contre, je dois avoir conscience qu’en tant que membre d’ORCID mon établissement dispose de 5 clés d’API. L’activation d’Affiliation Manager prend l’une de ces 5 clés.

Affiliation Manager permet de faire moins de choses mais permet de les faire plus facilement.

  • faire moins de choses : Affiliation Manager exploite une partie des API d’ORCID mais n’offre pas toutes les fonctionnalités disponibles via les API. Par exemple, il n’est pas possible via Affiliation Manager d’ajouter des publications (qui sont dans la partie « works ») ou des financements (partie « funding ») ou des éléments biographiques (partie « biographie » en haut de page) ou dans la partie à gauche de l’écran (parties « others IDs » , « countries », etc.).
  • les faire plus facilement : Affiliation Manager est une interface web qui exploite les API d’ORCID. Cette interface est un tableau de bord qui permet de voir simplement les comptes ORCID des chercheurs avec lesquels je veux interagir (suivi des demandes d’autorisation en cours, des ajouts d’affiliation dans ORCID, des autorisations révoquées, autant d’éléments rendus visibles dans le tableau de bord et facilement exploitables grâce à différents statuts). Si j’utilise les API, je n’aurai pas ce tableau de bord ; et si j’estime en avoir besoin, il faudra que je le développe moi-même.

Pour l’établissement qui utilise Affiliation Manager, c’est Affiliation Manager qui stocke et gère les autorisations des chercheurs. Alors que si l’établissement exploite directement les API, il doit lui-même assurer la gestion des autorisations.

Insertion d’Affiliation Manager dans un workflow plus général de promotion d’ORCID

Le GT qui s’est réuni au premier semestre 2022 n’a fait qu’effleurer ce thème car nous avons voulu nous concentrer sur la compréhension de ce qu’était Affiliation Manager. La réflexion sur les cas d’usage doit se poursuivre, peut-être dans un cadre plus large avec la contribution de tous les établissements qui ont demandé l’activation d’Affiliation Manager chez eux.

Oui et non.

  • oui car il est possible d’insérer l’usage d’Affiliation Manager dans un processus large d’accompagnement et de promotion d’ORCID auprès des chercheurs.
  • oui car Affiliation Manager peut toucher des chercheurs disposant d’un compte ORCID tout comme des chercheurs qui n’ont pas encore de compte ORCID.
  • non car Affiliation Manager est avant tout un outil d’enrichissement et de fiabilisation des comptes. Il est au service des correspondants ORCID pour enrichir et sourcer le contenu des comptes existants des chercheurs.